La ley establecen quienes estén obligadas a efectuar su Registro mercantil ante las Cámaras de Comercio; entre ellas se tiene:
· Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común
o gremiales
o de beneficencia
o profesionales
o juveniles
o sociales
o democráticas y participativas
o cívicas y comunitarias
o de egresados
o de ayuda a indigentes
o drogadictos e incapacitados (salvo las empresas privadas del sector salud)
o clubes sociales
o En el caso de las corporaciones basta con el interés de las personas naturales que concurren a la creación de la entidad y se acogen al objeto social propuesto para proceder a su constitución; los recursos saldrán a obtenerlos en la cooperación internacional o en otras fuentes Principales características de una Corporación:
1. Nace de la voluntad de varias personas naturales o jurídicas.
1. Nace de la voluntad de varias personas naturales o jurídicas.
2. Tiene como finalidad propender por el bienestar físico, intelectual o moral de sus asociados, sus familias, una comunidad o una agremiación.
3. La duración o vigencia de una corporación la determinan sus asociados.
4. Sus asociados pueden libremente decidir su disolución o liquidación.
Cómo constituir una entidad sin ánimo de lucro |
Tanto las fundaciones, como las asociaciones y las corporaciones son entidades sin ánimo de lucro, ESAL. Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse por documento privado a través de un acta de constitución o por escritura pública de conformidad con lo previsto en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995. Una vez suscrito el documento privado por sus constituyentes o una vez suscrita y protocolizada la escritura pública, se debe registrar el acta de constitución o la escritura, según sea el caso, ante la Cámara de Comercio de su ciudad o departamento para que nazca la persona jurídica a la vida jurídica.
Constitución de una entidad sin ánimo de lucro por documento privado:
El documento privado deberá contener el acta de la asamblea preliminar de constitución. El contenido de dicha acta debe incluir los siguientes elementos:
1. Indicar en el encabezado que se trata de una asamblea de constitución.
2. La fecha y lugar de la reunión.
3. Nombre, identificación y domicilio de los constituyentes (asociados o fundadores)
4. Constar la expresa voluntad de crear una entidad sin ánimo de lucro, sea corporación, asociación o fundación.
5. El texto de los estatutos que debe hacer parte integral del acta de constitución. (Más adelante se indican los elementos que deben contener los estatutos)
6. Constancia de aprobación de los estatutos.
7. Nombramiento de órganos directivos: representante legal, su suplente y los miembros de junta directiva.
8. Firma del presidente o secretario.
9. Firma de todos los fundadores o asociados, los cuales deben estar presentes en dicha reunión de constitución directamente o por apoderado.
Dicha acta debe constar en los libros oficiales de Asamblea de la ESAL.
El documento de constitución debe acompañarse de una comunicación suscrita por el representante legal en la cual se indique:
a. La dirección, teléfono y fax de la entidad.
b. El nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye.
Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida
A la Cámara de Comercio se enviará una copia del acta en la cual debe constar la firma del presidente o secretario y debe ir firmada por el secretario de la reunión, con reconocimiento de su firma.
Este mecanismo es bastante ágil puesto que evita la comparecencia de todos los fundadores o asociados ante el notario.
Constitución de una entidad sin ánimo de lucro por escritura pública:
Una escritura pública es un documento que se elabora y protocoliza en una notaría con las exigencias de la ley. La escritura debe indicar el nombre, identificación y domicilio de los constituyentes (asociados o fundadores); constar su expresa voluntad de crear una entidad sin ánimo de lucro, sea corporación, asociación o fundación. Igualmente contener los elementos de los estatutos que se señalan a continuación.
Todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público.
Contenido de los estatutos:
· El nombre de la persona jurídica y su sigla sí la tiene: Una entidad sin ánimo de lucro no puede usar el mismo nombre de otra ya inscrita en la respectiva Cámara de Comercio, por tanto se sugiere consultar previamente el nombre ante dicha entidad para evitar la homonimia.
· La clase de persona jurídica: Indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
· El domicilio de la entidad (ciudad o municipio). El lugar que se indique determinará la competencia de la cámara de comercio ante la cual se debe registrar, así como la entidad gubernamental que ejercerá la inspección y vigilancia de la ESAL.
· La duración: Periodo de vigencia de la ESAL. En el caso de las fundaciones, las entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones la duración debe ser indefinida. En los otros tipos de ESAL sus constituyentes deben indicar el periodo de duración de la misma.
· Objeto: Actividad o actividades a que se dedicará principalmente la entidad. Puede indicarse actividades conexas que son necesarias para cumplir su objeto principal.
· El patrimonio: Lo constituyen todos los bienes tangibles e intangibles que ingresan a la entidad y la forma de hacer los aportes para sostener la ESAL y dar cumplimiento al objeto social. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial. Es de señalar que el patrimonio afectado a la entidad no será objeto de repartición a favor de sus asociados una vez la ESAL se disuelva y liquide. Se sugiere que en los estatutos de la ESAL se prevea que en caso de extinguirse, sus bienes pasarán a la entidad pública o privada colombiana sin ánimo de lucro que disponga la Asamblea.
· Determinación de los miembros de la Asociación o la Fundación, sus derechos, deberes, condiciones para ingresar a la entidad, causales de retiro, prohibiciones, sanciones en caso de incumplir los estatutos y el procedimiento para imponer las sanciones.
· La forma de administración, incluyendo los órganos de dirección, administración y representación legal, con sus facultades y limitaciones, si las tienen.
Los órganos de dirección son cuerpos colegiados que representan a todos los asociados o fundadores, los cuales tendrán derecho a voz y voto. Estos órganos son la Asamblea General de Asociados o el Consejo de Fundadores y representan a la entidad como máximo órgano decisorio de la misma. Tienen dentro de sus principales funciones:
· Elegir los órganos de administración.
· Aprobar la situación financiera de la entidad. (estudiar y aprobar el presupuesto, aprobar los estados financieros y balance general).
· Determinar las directrices de la entidad.
· Aprobar las reformas estatutarias.
· Elegir el revisor fiscal.
· Decretar la disolución o liquidación de la entidad, en el caso de las asociaciones o corporaciones.
Por su parte los órganos de administración son la Junta Directiva o Consejo Directivo y en algunos casos se prevé la creación de un comité ejecutivo. La creación de estos órganos es potestativa de los constituyentes de la ESAL, a diferencia de la Asamblea y el representante legal, cuya creación siempre debe estar presente. Estos órganos de dirección se encargan de hacer cumplir los estatutos y las decisiones de la asamblea y acompaña al representante legal en su labor de administración de la entidad. Los estatutos deben prever sus funciones y periodos de permanencia y si existe la posibilidad de ser reelegidos.
Finalmente se encuentra el representante legal, quien es la persona natural o jurídica encargada de ejecutar todos los actos tendientes a desarrollar y cumplir el objeto social y las directrices impartidas por la Asamblea General. El representante legal actúa en nombre de la entidad judicial y extrajudicialmente y sus actuaciones comprometen a la entidad.
La periodicidad de las reuniones ordinarias de Asambleas y Juntas Directivas y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
Las reuniones ordinarias son las que se celebran con una periodicidad definida en los estatutos y dentro de los temas que se discuten en las mismas son:
· Análisis de la situación financiera y administrativa de la entidad.
· Estudio y aprobación de los estados financieros.
· Estudio y aprobación de las reformas estatutarias.
· Estudio y aprobación de las directrices de la entidad.
· Elección de junta directiva y demás funcionarios de su competencia.
· Elección del revisor fiscal, si lo hay, y aprobación de sus honorarios.
Si bien no es obligación que las asambleas ordinarias de una ESAL se realicen durante los primeros tres meses del año, como ocurre con las sociedades comerciales, se recomienda que las mismas se realicen durante este periodo. Lo anterior debido a que en las reuniones ordinarias se aprueban los estados financieros y es en ese momento en que la Asamblea debe decidir, en caso de existir un excedente, la creación de una reserva con destinación específica, monto sobre el cual, de acuerdo a las normas tributarias vigentes en Colombia no se pagaría impuesto de renta sobre dicho excedente.
Si por el contrario no se crea esa reserva previo a la declaración del impuesto sobre la renta, la ESAL estaría obligada a pagar un impuesto con una tarifa del 20% sobre el excedente que resulte.
Las reuniones extraordinarias son las que se celebran en casos especiales cuando una necesidad urgente o imprevisible así lo amerita. Estas reuniones extraordinarias las pueden convocar los miembros de la Asamblea General, la Junta Directiva, el representante legal o el revisor fiscal si lo hubiere. En la citación de las reuniones extraordinarias debe indicarse los temas del orden del día y solo podrán ser discutidos esos temas. En todo caso los estatutos podrán prever la posibilidad que por decisión del 70% de los miembros presentes o representados, la Asamblea o Junta Directiva podrá ocuparse de otros temas una vez agotado el orden del día.
En los estatutos se debe indicar cómo se convoca a las reuniones, que medio (prensa, cartelera, etc.), el lugar donde se celebrarán, y con cuantos días de anticipación debe convocarse. De igual forma debe indicarse el quórum para deliberar y decidir.
También pueden preverse otro tipo de reuniones, como son:
· Reuniones universales: Aquellas que se celebran cuando se encuentran presentes el 100% de los miembros de la Asamblea o la Junta Directiva y existe voluntad para realizar la reunión. Pueden reunirse en cualquier sitio, hora y lugar.
· Reuniones de segunda convocatoria: Son aquellas que se celebran cuando la primera reunión ordinaria no se ha logrado celebrar. Estas reuniones deben llevarse a cabo no antes de los 10 días ni después de los 30 días hábiles contados desde la fecha de citación de la primera reunión fallida.
· Reuniones No Presenciales o Consulta del Sentido Del Voto: Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de Asamblea o de Junta Directiva cuando por cualquier medio todos los Asociados puedan deliberar y decidir por comunicación sucesiva o simultánea.
Las decisiones que se tomen en reuniones no presenciales, deben constar en actas, las cuales deben elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro del mes siguiente a la fecha de la reunión respectiva. Las actas serán suscritas por el Presidente y el Secretario de la reunión y copias de las mismas serán válidas con la firma de uno u otro dando fe que son tomadas fielmente de los libros respectivos.
En el caso de existir revisor fiscal, debe preverse su designación tanto del principal como del suplente, el tiempo para el cual son elegidos, sus funciones y obligaciones. En las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal.
Las causales de disolución y liquidación de la entidad
Se debe tener en cuenta que las causales de disolución de las fundaciones son taxativas: a) Cuando transcurren dos años contados a partir del reconocimiento de la personería jurídica (es decir desde la inscripción en la Cámara de Comercio ?artículo 40, Decreto 2150 de 1995) y no ha iniciado sus actividades; b) cuando se cancela su personería jurídica, y c) por extinción de su patrimonio o destrucción de los bienes destinados a la misma (artículo 652 del Código Civil.
En el documento de disolución deberá especificarse la destinación de los remanentes a una entidad similar.
Así mismo deberá contemplarse unas disposiciones transitorias relacionadas con la designación de los miembros de junta directiva y el representante legal principal y suplente, indicando su nombre y su identificación.
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